Les clients / prospects / OPCO
Vous utilisez déjà peut-être la
fonction permettant de créer
un nouveau client grâce au numéro
SIRET ?
GesCOF vous permet désormais de récupérer
les informations
publiques de votre entreprise cliente en
utilisant simplement sa raison sociale
et son code postal. C'est rapide, pratique
et efficace.
De plus, si votre
nouveau client est un Organisme de
Formation, GesCOF reprendra
également le N° de déclaration
d’activité. Il ne
vous restera plus qu’à le saisir
dans le champ N°
Formation.
Filtre de recherche rapide
Il existe plusieurs moyens pour
rechercher
une fiche.
Dorénavant un encadré vert
« recherche rapide » est
disponible sur
différentes fiches. En saisissant simplement un N° de session ou les
1ères
lettres de votre client vous accédez
directement à sa fiche.
Attention, comme pour les listings, vous
n’aurez accès qu’aux fiches de votre
onglet client, ou session, ou devis en
fonction du répertoire sur lequel vous
êtes.
Assistant des relances factures
Petit coup de neuf sur l’écran des
relances factures :
- Sur l’écran des relances factures,
vous pouvez
constater la présence d’un bouton
« SUIVI ». Celui-ci vous
permettra
d’accéder aux observations internes
d’une facture relancée. Vous pouvez en
saisir du texte afin de permettre un
meilleur suivi de cette relance. Si
une
annotation a déjà été saisie, un
voyant jaune apparaitra à droite du
bouton
« SUIVI ».
- À l’envoi d’une relance de facture, il
est
possible de joindre une copie de la
facture mais également un courrier
type de
relance.
- Il
est également possible depuis cet
écran,
d’enregistrer la relance réalisée dans
le suivi CRM du Financeur.
Code Comptable produit
Dans la version 9 de GesCOF, la
fiche formation est
l’élément administratif et comptable de votre
offre de formation. Cependant vos
besoins comptables peuvent différer en
fonction d’une offre de formation en
présentiel ou en distanciel. Vous pouvez
désormais au besoin, attribuer un code
comptable spécifique à une fiche produit en
vous rendant dans l’onglet champs
spécifiques/comptabilité depuis une fiche
produit. N’hésitez pas à vous référer à la
notice pour vous garantir une bonne
utilisation.
Centrale d'Impression
Lors d’un envoi mail depuis la
centrale d’impression, vous
avez maintenant accès à l’ensemble de votre
carnet d’adresse GesCOF. N’hésitez
pas à utiliser les filtres pour vous en
faciliter l’utilisation.
Dates spécifiques
L’assistant de dates spécifiques tel
que vous le connaissiez
dans GesCOF permettez uniquement d’ajouter des
dates du planning de votre session, désormais
vous pouvez également copier les dates
spécifiques d'un autre stagiaire de la session
ou récupérer les dates spécifiques déjà
saisies de votre stagiaire pour les
modifier.
Attestation de formations CACES (hors
test)
Votre Organisme dispense la partie
formation théorie et
pratique et sous-traite les activités de Tests
de vos stagiaires. Les
organismes testeurs peuvent exiger une
attestation de formation reprenant la
réalisation d’une formation par le stagiaire
avant de tester ce dernier. Vous
avez maintenant un document pouvant attester
le suivi d’une formation par le
stagiaire.
Depuis la Centrale d’impression dans
la rubrique
Attestations-Certificats vous pouvez retrouver
l’attestation de formation spécifique
à la sous-traitance des tests.
Gestion DPC en distanciel
L’Agence Nationale pour le
Développement Professionnel
Continue, considéré comme un OPCO est en
mesure de demander comme documents de
fin de session une synthèse des temps de
connexion exacts de vos stagiaires sur
vos produits caractérisés DPC.
Depuis l’écran Gestion DPC de votre
session, vous pouvez
maintenant saisir et éditer une synthèse
de connexion en classe à
distance.
En fonction du caractère DPC ou non de vos
stagiaires dans
la session, la synthèse de suivi de classe
virtuelle PDF distinguera les
stagiaires ayant suivi la formation en
tant que DPC des autres
stagiaires.
Personnalisation des mails
Si vous utilisez des mails personnalisés
dans GesCOF, vous
pouvez dorénavant ajouter des requêtes
pour la fusion d’informations
d’un mail adressé à vos
intervenants.
Nouveauté Infobulle en V9 et V8
Nous affichons désormais le
pourcentage de réalisation du devis
dans
les infobulles des réservations
commerciales dans le
planning.
Cette option arrive également dans la prochaine version de la V8, il suffit d'en faire
la
demande par ticket.
Listing Sessions
Les champs du tableau nombre de
jour et nombre d'heure reprennent
désormais les nombres de jour et d'heure
réalisés par l'intervenant qui se
connecte.
Nouveauté Infobulle
Dans l'infobulle de l'Agenda
Formateur sur les dossiers commerciaux
s'affichent les informations suivantes
:
• La personne en charge du
dossier.
• Nom et coordonnées du contact
Client.
• Adresse du client pour les
devis INTRA qui se déroulent « chez le
client ».
Ajout de tags
Pour améliorer la lecture de vos
offres de
session, vos produits de formation
seront
marqués d’un TAG reprenant le
format de la
formation, de plus
si votre produit de formation est
référencé CPF dans votre catalogue
le LOGO
«MON COMPTE FORMATION » sera
visible.
Catalogue en liste
Sur paramètre, vous aurez la
possibilité de changer
l'affichage de
votre catalogue de formations
et de
passer sur un catalogue « en
liste »
et non pas en
tuiles.
Avec ce nouvel affichage,
vous retrouverez directement
sur la
même page les départements,
les
familles et les formations (et
fiches
produits
rattachées).
Places disponibles
Dans WebBIZ, le décompte des places
disponibles prend en compte deux
informations
:
• Les participants confirmés déjà
inscrits dans la session.
• Les participants d'un dossier
commercial créé depuis WebBIZ (si
quelqu'un
s'inscrit sur votre site internet,
cela va
générer un dossier commercial qui
réservera
une ou plusieurs place.s pendant X
jours).
Nous avons mis en place un paramètre
(DossierComForceResaWeb) qui permet de
vous
proposer à la création d'un dossier
commercial
si vous désirez qu'il soit
comptabilisé dans
le décompte des places disponibles sur
WebBIZ
ou non.
Refonte des menus
Les menus de l'Espace Privé ont
été modifiés.
Dans la partie mes formations,
nous avons : Mes sessions et mes
inscriptions, puis les suivis des
qualifications (Formations générales, SST,
CACES, Hab. Elec...).
Téléchargement
direct
La possibilité de télécharger
directement un fichier depuis l'Espace
Privé a été ajoutée. Le fichier sera
récupéré dans le dossier « téléchargement
» de l'ordinateur.
Enregistrement des
questionnaires en V9 et V8
Une nouveauté dans la V9, les
questions s'enregistrent au fur et à
mesure, vous pouvez donc quitter un
questionnaire en cours et le reprendre
plus tard, a été ajoutée dans la prochaine version de la V8
!
Option Photo en V9 et V8
Un nouveau paramètre
(EASYSIGNPhotoTypeStage) permet
d'activer l'option pour prendre le
stagiaire en photo sur d'autres types
de formations que les
CACES.
Pour bien remplir le
paramètre n'hésitez pas à faire un
ticket au support clients avec les
types de stage que vous voulez ajouter
(Hab. élec, SST, SSIAP,
DPC...)
Ce paramètre sera disponible en
V8.
