Découvrez dans cet article toutes les informations liées à la facturation électronique ! 

Définition : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?


Une facture électronique doit :

  • respecter une forme électronique normée,
  • comporter les mentions obligatoires d’une facture sous un format donné dans un champ dédié,
  • être transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, partenaire de l’administration.
Par conséquent, la facturation électronique, comme on l’entend aujourd’hui, sous forme de facture « papier » scannée, de PDF ordinaire ou de document envoyé par mail, ne sera plus conforme à la réglementation.

Les formats imposés par la norme : Factur-x – UBL – CII -> GesCOF génèrera des fichiers au format Factur-x.

Qui est concerné :


Toutes les entreprises, indépendants et professions libérales assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sont concernés par la facturation électronique, quels que soient leur taille, le chiffre d’affaires qu’elles réalisent, leur forme juridique ou leur régime d’imposition.
Les entreprises qui bénéficient de la franchise en base de TVA (par exemple les micro-entrepreneurs) ne sont pas redevables de la TVA. Cependant, elles restent assujetties à la TVA et sont donc soumises à la facturation électronique, en réception et en émission.

Même une entreprise qui n’émet pas de facture devra être en capacité de recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs et pourrait avoir à transmettre des données complémentaires à l’administration.

La généralisation de la facturation électronique concerne plus de sept millions d'entreprises en France.


Les PA (Plateformes Agréées) : qu’est-ce que c’est ?


Une plateforme agréée est un prestataire de services qui aura plusieurs rôles :
  • Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client. Dans son rôle d’intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client. Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront notamment assurer le maintien de l’intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité ;
  • Extraction et transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué …) ;
  • Transmission de données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration ;
  • Transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations.
Liste des PA (actuellement en cours d’immatriculation / validation). Il est possible de choisir une PA pour l’émission de vos factures (vers vos clients) et une autre PA pour la réception de vos factures (factures fournisseurs)



Les différentes échéances :


Pour rappel, il existe 2 échéances :

  • 01/09/2026
  • 01/09/2027
Échéance n° 1 : 01/09/2026

La facturation électronique sera mise en place à compter du 01/09/2026 pour :

RECEPTION des factures : TOUTES les entreprises françaises pour la partie RECEPTION des factures.

EMISSION des factures : Uniquement pour les ETI et GE.
Pour rappel :



Echéance n° 2 : 01/09/2027

EMISSION des factures : TOUTES les entreprises françaises (PME + TPE et micro entreprises).


Facturation électronique et norme : la norme Z12-014 permet de standardiser les échanges.


DEFI Informatique a choisi de se baser sur cette norme pour permettre à l’ensemble de ses clients de choisir de manière indépendante sa propre PA (Plateforme Agréée).

Si la PA que vous choisissez respecte la norme, alors, vous pourrez l’interfacer avec GesCOF.


Il existe ensuite 3 étapes dans la mise en place de la facturation électronique :

Etape 1 : Génération un fichier ayant un format compatible avec la norme

Génération d’un fichier reprenant toutes les données de la facture, en phase avec la norme. Nous avons ciblé le format : Factur-x (Ce format est un fichier PDF incluant un fichier de méta-données au format XML)

Etape 2 : Transmission de ce fichier vers la PA

Le but est de transmettre de manière automatique le fichier Factur-x de chaque facture générée vers votre PA

Etape 3 : récupération des informations sur le suivi de la facture de votre PA

Le but est de pouvoir récupérer de votre PA, l’état de la facture une fois poussée dans la PA du destinataire. Nous travaillerons sur cette 3eme étape dans un deuxième temps, une fois les étapes 1 et 2 validées et stabilisées. En attendant, vous pourrez accéder au suivi des factures émises par GesCOF directement dans votre PA


Concernant l’intégration de la facturation électronique dans GesCOF.


Etape 1 : Générer des factures au format Factur-x

A ce jour, l’API de GesCOF génère déjà des fichiers au format Factur-x, compatible avec la norme. Nous sommes actuellement en phase de tests avec plusieurs PA :

  • CEGEDIM : en cours de tests
  • CEGID : en cours de tests
  • FIDUCIAL : format validé ---------
  • PENNYLANE : à tester en Avril 2026
  • DOCUWARE : à tester en Mars 2026

Pour DEFI Informatique, le but est de faire en sorte que GesCOF soit « Solution Compatible ». Les solutions compatibles (anciennement opérateurs de dématérialisation) font référence aux logiciels permettant d’assurer la création et transmission de factures électroniques.

Contrairement aux PA, les SC ne sont pas immatriculées auprès de l’administration fiscale mais doivent être conformes au cadre règlementaire.

Techniquement si GesCOF est capable de générer un fichier en phase avec la norme et validé par une PA, il le sera pour toutes les PA respectant la norme

Etape 2 : Transmettre les fichiers Factur-x à la PA

Cette partie n’a pas encore été testé pour l’instant. La génération du fichier Factur-x compatible avec la norme monopolise notre attention pour l’instant.
Nous attendons encore confirmation sur une éventuelle norme sur le « push » des factures au format Factur-x vers les PA.

Etape 3 : Adapter GesCOF pour gérer ces fonctionnalités

Gérer un ETAT de SUIVI dans les factures et avoirs

Nous allons devoir modifier GesCOF pour vous permettre de gérer l’étape de génération du fichier Factur-X et de sa transmission.

Il ne sera plus nécessaire à terme d’envoyer comme aujourd’hui les factures par mail.

Elles seront transférées directement à vos clients destinataires (payeurs, OPCO inclus) par voir électronique.

Par contre, il faudra suivre et intégrer un nouveau process dans votre quotidien. Pour pouvoir suivre la vie d’une facture, dans un premier temps jusqu’à la transmission à vitre PA, nous allons devoir ajouter un ETAT de SUIVI dans vos factures. Cet ETAT de SUIVI vous permettra de savoir où en est votre facture de sa transmission.

Voici les différentes étapes de suivi envisagées à ce jour :

  1. Générer votre facture avec GesCOF, comme actuellement. Cette facture sera dans un ETAT de SUIVI = Générée
  2. Validation (vérification visuelle) de vos factures et génération des factures en PDF via la Centrale d’impression. Lors de la génération des factures en PDF, pour chaque facture, l’API sera appelée pour vérification des informations contenues dans la facture. SI toutes les informations obligatoires sont bien présentes, l’API transformera le PDF en Factur-x. L’état de suivi changera pour passer dans un ETAT de SUIVI = Factur-x » généré
    Si les informations ne sont pas correctes, alors la facture passera en ETAT de SUIVI = En attente correction.
    Vous devrez alors corriger les éléments indiqués « En erreur » par l’API et resoumettre la facture en vérification par l’API en la ré-imprimant via la Centrale.
  3. Si le push est normé et que votre PA est compatible avec la norme, alors, la nuit, l’API de GesCOF poussera les factures en Etat de suivi : « Factur-x généré » sur votre PA (qui se chargera ensuite de transmettre le fichier à la PA du destinataire). La facture sera dans un ETAT de SUIVI = Transmis à votre PA
  4. Si le push n’est pas normé ou que votre PA n’est pas compatible avec la norme « push », alors, vous pourrez, via un écran adapté dans GesCOF appeler l’API pour recevoir par mail un fichier zippé contenant toutes les factures au format Factur-x demandées. Vous devrez alors uploader manuellement vos fichiers Factur-x dans votre PA
De plus, il faudra gérer les champs obligatoires notamment dans les fiches clients et OPCO :

Nous devons ajouter quelques champs dans les fiches clients, notamment, l’adresse électronique de facturation (ce n’est pas une adresse mail).

Nous vous permettrons de saisir une ou plusieurs adresses électroniques de facturation pour chaque client. Il faudra définir une adresse de facturation électronique par défaut. Celle-ci sera reprise lors de la génération de chaque facture. SI besoin, vous pourrez modifier ponctuellement par facture, son adresse électronique de destination.

Vous pourrez trouver ci-dessous le lien pour récupérer les adresses électroniques des entreprises enregistrées sur une PA : https://facturation.chorus-pro.gouv.fr/annuaire

A ce jour, il n’existe pas d’API publique disponible pour interroger l’annuaire national pour récupérer automatiquement l’adresse électronique de chaque entreprise.


Chaque entreprise, en choisissant sa PA en Septembre 2026 recevra une adresse électronique de facturation qui devra être saisie dans GesCOF. Cette adresse est indispensable pour transmettre vos factures

Il faudra aussi vous assurer de la bonne QUALIFICATION de vos fiches clients :

  • Est-ce que ce client est une ENTREPRISE, un PARTICULIER, ADMINISTRATION, ASSOCIATION … ? si vous ne qualifiez pas correctement vos clients dans GesCOF, la PA d’émission (votre PA) et/ou celle de réception (la PA du client) pourra refuser votre facture
  • Est-ce que j’ai bien saisi son SIRET
  • Est-ce que j’ai bien saisi son Numéro de TVA intracommunautaire ?
  • Est-ce que l’adresse électronique de facturation est bien saisie
  • …
Toutes ces informations seront obligatoires pour la bonne transmission de vos factures électroniques. Il faut donc démarrer sans tarder à vérifier votre fichier CLIENTS / PROSPECTS / OPCO pour vous assurer que toutes ces informations sont bien renseignées et CORRECTEMENT renseignées sous peine de voir vos factures refusées par la PA.

Une fois toute cette partie en place et en relation avec votre PA, nous stabiliserons le fonctionnement global afin de s’assurer que tous les cas de facturation seront bien correctement gérés dans GesCOF.


INFORMATION IMPORTANTE :


Nous allons mettre en place la facturation électronique en 2026 UNIQUEMENT sur GesCOF V9, dans un premier temps. Normalement, nos clients « grands comptes » ont tous migrés en GesCOF V9.

Si toutefois vous souhaitiez implanter la facturation électronique à l’émission avec GesCOF dans votre centre dès septembre 2026 et que vous êtes toujours sous GesCOF V8, merci de contacter dans les plus brefs délais votre chargée de clientèle pour enclencher votre migration en GesCOF V9.

Une fois que nous aurons validé et stabilisé toute la facturation électronique dans GesCOF V9, nous reporterons, en 2027, les adaptations dans GesCOF V8 pour qu’au plus tard à l’été 2027, l’ensemble de nos clients (GesCOF V9 et GesCOF V8) puissent être en phase avec cette obligation règlementaire. Si au regard de votre taille ou de votre CA, vous n’êtes pas concernés pour la facturation électronique en 2026, vous pouvez rester en GesCOF V8.